Déclaration de confidentialité

01Qui est responsable

NightOwl traite deux sortes de données, avec deux responsables différents :

• Les données de ton compte (email, prénom, connexion, avis envoyés, demande de code bêta) : l’éditeur de NightOwl en est responsable du traitement.
• Les données que ta société saisit (soirées, chiffres, associés, staff, DJs, clients, justificatifs, relevés bancaires) : c’est ta société qui en est responsable. L’éditeur les traite uniquement pour elle, comme sous-traitant au sens de l’art. 9 nLPD, selon le contrat de sous-traitance conclu avec elle.

Contact pour toute question sur tes données :

Éditeur

À COMPLÉTER (Fortunium Sàrl ou NightOwl Sàrl)

Adresse

À COMPLÉTER (rue, NPA, localité, Suisse)

Email

brian@afro-world.club

Numéro IDE

À COMPLÉTER (CHE-xxx.xxx.xxx)

02Données traitées

• Compte : adresse email, prénom, mot de passe (enregistré sous forme hachée par le service de connexion, jamais lisible par nous), dates de connexion.
• Appartenance à une société : société, rôle (CEO, associé gestionnaire, associé, staff), accès aux chiffres, fiche associé reliée.
• Invitations : adresse email invitée, profil, lien d’invitation et sa date d’expiration.
• Données de la société : soirées (date, lieu, marque, entrées, recettes, charges, cash, TVA, répartition), associés et parts, staff et temps passé, DJs et cachets, tâches, clients et factures, écritures de la société (y compris un salaire si le CEO utilise « Ma société »), relevés bancaires importés, justificatifs (photos et PDF).
• Profil de l’entreprise (questions de l’inscription, modifiables dans Réglages → Mon entreprise) : forme juridique, secteur, taille de l’équipe, nombre d’évènements par an, canton, outils utilisés, objectifs et façon dont la société a connu NightOwl. Aucune donnée chiffrée.
• Journal d’audit : qui a modifié quoi et quand (soirées, charges, recettes, cash, parts des associés par soirée, associés, versements aux associés et validations), y compris les modifications faites via Claude (MCP).
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur et journaux techniques chez nos hébergeurs ; abonnement aux notifications de ton appareil (adresse technique fournie par ton navigateur) ; jetons d’accès MCP (nom, date d’expiration, dernière utilisation).
• Avis envoyés depuis « Un avis ? » (message et page concernée), et les emails que tu nous écris.
• Demande d’accès à la bêta (formulaire de la page de présentation) : prénom, nom, email, téléphone si tu le donnes, nom, secteur et taille de l’entreprise, comment tu as connu NightOwl, ton message, la date de ton accord pour être recontacté·e, et une empreinte (hachage) de ton adresse IP (jamais l’adresse elle-même), qui sert seulement à limiter les envois abusifs et qui est effacée après 24 heures. Aucun chiffre d’entreprise n’est demandé.

NightOwl ne demande aucune donnée sensible au sens de l’art. 5 let. c nLPD (santé, opinions, etc.). Merci de ne pas en saisir dans les notes ou les justificatifs.

03Pourquoi

• Fournir le service : feuilles de soirée, calculs, répartition entre associés, relevés, factures, export.
• Sécurité : connexion, contrôle des droits, journal d’audit, limites contre les abus, diagnostic des pannes.
• Messages de service : confirmation d’adresse, mot de passe oublié, invitations, notifications que tu actives.
• Gestion de la bêta : réponse aux demandes d’accès (te recontacter, t’envoyer un code), codes d’accès, abonnements, support et amélioration du produit à partir des avis.
• Adapter l’app à l’activité de la société (vocabulaire, rappels, feuille de soirée, conseils) à partir du profil de l’entreprise : seuls les réglages par défaut de l’app en dépendent, aucune évaluation des personnes. L’équipe NightOwl consulte ces réponses société par société (support, suivi de la bêta, précisions comprises, ex. le nom du partenaire qui a fait connaître NightOwl à la société) et en tire des statistiques pour comprendre qui utilise NightOwl ; jamais les chiffres de la société.
• Respect de nos obligations légales.

Ce que nous ne faisons pas : pas de publicité, pas de revente de données, pas de profilage, pas d’outil de mesure d’audience tiers ni de traceur publicitaire (notre mesure d’usage interne, sans aucun chiffre, est décrite au point 12). Les chiffres d’une société ne sont jamais utilisés à des fins commerciales ni pour des statistiques nominatives.

04Cookies et stockage sur ton appareil

NightOwl n’utilise que ce qui est nécessaire au fonctionnement :

• cookies de session (connexion) et cookie de la société active ;
• sur l’appareil : thème d’affichage, préférences, et une copie locale des données de ta société avec la file des saisies hors ligne, pour travailler sans réseau pendant une soirée. Ces copies sont effacées à la déconnexion.

Aucun cookie publicitaire ni de mesure d’audience.

05Hébergement et sous-traitants

Les données sont hébergées par les prestataires suivants, qui agissent pour nous comme sous-traitants (art. 9 nLPD) :

Supabase

Base de données, comptes et connexion, stockage des justificatifs. Région d’hébergement à confirmer (visée : Union européenne ou Suisse) ; société établie aux États-Unis

Vercel

Hébergement et exécution de l’application web. Région d’exécution à fixer (visée : Francfort, UE) ; sans ce réglage, exécution par défaut aux États-Unis ; société établie aux États-Unis

Resend

Envoi des emails de service (confirmation d’adresse, mot de passe oublié, invitations). Région d’envoi à confirmer (visée : Union européenne) ; société établie aux États-Unis

Communication à l’étranger (art. 16 et 17 nLPD) : région d’hébergement à confirmer (visée : Suisse ou Union européenne), voir la liste ci-dessus Les prestataires étant des sociétés américaines, un accès depuis les États-Unis ne peut pas être exclu ; il est encadré par la certification Swiss-U.S. Data Privacy Framework du prestataire ou par des clauses contractuelles types reconnues par le PFPDT à vérifier pour chaque prestataire.

Notifications : si tu les actives, elles passent par le service de notification de ton navigateur (Apple, Google ou Mozilla). Leur contenu est chiffré de bout en bout ; ce service ne voit que l’adresse technique de ton appareil.

Claude (MCP) : si tu connectes Claude à NightOwl avec un jeton, les données que Claude lit sont transmises à Anthropic dans le cadre de ton compte Claude et de ses conditions. NightOwl n’envoie aucune donnée à Anthropic de lui-même.

06Durée de conservation

• Compte : tant qu’il existe. Supprimé sur demande, sauf ce que la loi nous oblige à garder.
• Données d’une société : tant qu’elle utilise NightOwl. À la fin du contrat, la société peut tout exporter ; les données sont ensuite supprimées, au plus tard 90 jours après la fin, sauf demande contraire écrite. Les sauvegardes de l’hébergeur expirent d’elles-mêmes selon leur cycle.
• Pièces comptables : chaque société doit conserver ses livres et pièces comptables pendant 10 ans (art. 958f CO ; art. 70 LTVA pour la TVA). C’est une obligation de la société cliente : NightOwl n’est pas un système d’archivage légal. L’export complet (Réglages → Export des données) lui permet de garder une copie.
• Invitations : le lien expire après 14 jours.
• Avis : tant qu’ils servent à améliorer le produit, au plus 2 ans.
• Demandes d’accès à la bêta : le temps de te répondre et de suivre ta demande, au plus 2 ans après le dernier contact si tu ne deviens pas client ; supprimées plus tôt sur simple demande. L’empreinte de l’adresse IP est effacée après 24 heures.
• Journaux techniques : selon les durées de nos hébergeurs (en général quelques jours à quelques semaines).

07Sécurité

Chaque société est isolée des autres directement dans la base de données (règles d’accès par ligne). Les échanges sont chiffrés (HTTPS). Les droits dépendent du rôle : le staff ne voit pas les montants, les données privées du CEO lui sont réservées. Un journal d’audit, consultable par les membres qui voient les finances, trace les modifications des données suivantes : soirées, charges, recettes, cash, parts des associés par soirée, associés, versements aux associés et validations. Une soirée validée par tous les associés est verrouillée. L’équipe NightOwl n’accède pas aux chiffres d’une société, sauf si celle-ci l’invite explicitement. Le détail figure dans le contrat de sous-traitance.

08Tes droits

Tu peux à tout moment :

• savoir si nous traitons des données sur toi et en obtenir une copie (droit d’accès, art. 25 nLPD) ;
• faire corriger des données inexactes (art. 32 nLPD) ;
• demander leur effacement ou t’opposer à un traitement (art. 30 à 32 nLPD), sous réserve de nos obligations légales ;
• recevoir les données que tu nous as fournies dans un format courant (art. 28 nLPD) ;
• retirer un consentement donné, par exemple aux notifications.

Écris à brian@afro-world.club. Nous répondons en principe dans les 30 jours et pouvons te demander de prouver ton identité. Pour les données saisies par une société (par exemple ta fiche d’associé ou de staff), adresse-toi d’abord à cette société : c’est elle qui décide. Si tu nous écris, nous transmettons ta demande à la société.

09Autorités

Nous pouvons devoir remettre des données sur ordre d’une autorité suisse compétente (par exemple autorité fiscale ou pénale). Nous le faisons seulement dans la mesure exigée par la loi et, lorsque c’est permis, nous en informons la société concernée.

10Réclamation

Si tu estimes que tes données ne sont pas traitées correctement, écris-nous d’abord. Tu peux aussi t’adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, www.edoeb.admin.ch.

11Modifications

La version en vigueur est toujours publiée sur cette page, avec sa date. Nous annonçons les changements importants dans l’app ou par email. Voir aussi les conditions d’utilisation et l’accord bêta.

12Mesure d’usage, questionnaire d’inscription et demandes d’accès

Mesure d’usage. Pour savoir quels écrans servent vraiment et où l’on bloque, NightOwl enregistre, dans sa propre base (hébergement décrit au point 5, aucun outil ni service tiers de mesure) :

• les écrans ouverts, par leur adresse sans identifiant (par exemple « /events/:id/sheet ») ;
• les étapes franchies dans l’assistant de création et dans la visite guidée (numéro et nom de l’étape) ;
• des actions clés, sans leur contenu : soirée créée, feuille ouverte ou verrouillée, associé ajouté, invitation envoyée, aperçu et import de saison (nombre de lignes par tranche), PDF exporté, avis envoyé, TVA vérifiée, app installée, saisies hors ligne envoyées, fonction non activée ;
• la date, la société et un identifiant technique de ton compte (pseudonyme), pour compter les sociétés actives et limiter les abus.

Jamais : aucun montant ni autre donnée financière, aucun nom de soirée, d’associé ou de client, aucun texte saisi, aucune adresse IP ni empreinte de l’appareil. Ces données sont pseudonymisées : l’équipe NightOwl ne les consulte que sous forme de totaux (sociétés actives, écrans les plus utilisés, étapes de la visite guidée). Pour le suivi de la bêta, elle voit aussi, pour chaque société, quelles étapes de démarrage sont faites (oui ou non : 1^re soirée, feuille remplie, parts à 100 %, TVA vérifiée, équipe invitée, 1^re validation), jamais ses chiffres.

• Finalité : améliorer le produit et le support de la bêta. L’éditeur de NightOwl en est responsable ; ce n’est pas une donnée de ta société au sens du point 1.
• Durée : effacées automatiquement après 13 mois.
• Opposition : le CEO ou un admin peut désactiver la mesure pour toute la société dans Réglages → Confidentialité → « Mesure d’usage » ; plus rien n’est alors enregistré, et la société est exclue des totaux. Si ton navigateur envoie le signal « Do Not Track » ou « Global Privacy Control », rien n’est envoyé depuis cet appareil.
• Visite guidée : l’app retient pour toi, par société, la dernière étape vue et si tu l’as terminée ou passée, pour ne pas te la reproposer.

Questionnaire d’inscription. Les réponses données à la création de la société (par exemple forme juridique, secteur, taille de l’équipe, nombre de soirées par an, canton, outils utilisés, comment tu as connu NightOwl, objectifs) servent à adapter l’app à ton activité et, uniquement sous forme de totaux, à comprendre qui utilise NightOwl. Aucun chiffre n’y est demandé. Elles sont gardées tant que la société utilise NightOwl, modifiables par le CEO et les admins, et supprimées avec la société.

Demandes d’accès à la bêta. Les informations envoyées avec le formulaire de la page de présentation (coordonnées, entreprise, secteur, taille, comment tu as connu NightOwl, message) servent seulement à te répondre et à suivre ta demande ; elles ne sont gardées qu’au plus 2 ans après le dernier contact si tu ne deviens pas client, et supprimées plus tôt sur simple demande.